Denne artikel er oprindeligt bragt af HKP Privats magasin, og bliver publiceret på A4nu.dk som en del af et samarbejde. Artiklen er redaktionelt udvalgt og bearbejdet af den jourhavende på A4nu.dk
Møder, der starter for sent. Der mangler dagsorden eller vedkommende indhold. Møder, hvor alle taler i munden på hinanden, eller enkelte personer dominerer for meget. Og som ender uden beslutninger og resultater.
LÆS OGSÅ: Er det dig, der styrer jeres møder? Få 6 tips til at komme godt i mål
Man skal ikke lede længe for at finde historierne, der får folk til at rulle med øjnene over at skulle gå til møder, som ikke føles effektive eller umagen værd. Derfor har HK/Privatbladet talt med to eksperter i mødeledelse om hjælp: Ib Ravn, lektor og ph.d. ved Dansk Institut for Pædagogik og Uddannelse, og Erik Juul, partner i Uddannelseskompagniet, der underviser i mødeledelse.
LÆS OGSÅ: Sådan håndterer du det, når kunderne er vrede
Her er deres syv ingredienser til det perfekte møde:
- AFSÆT IKKE FOR MEGET TID: Book ikke automatisk en time. Se på mødeemnet/dagsordenen - hvor meget tid er nødvendig? Kan der sættes tid på de enkelte punkter? Hvis mødet kan gøres på 10-20 minutter, så gør det stående. Ender I alligevel med tid til overs, så afslut i stedet for at trække ud. Kræver et emne mere tid til diskussion, end der er afsat, så aftal evt. et andet møde til dette.
- HUSK KORT, PRÆCIS DAGSORDEN: Sæt ikke for mange punkter på dagsordenen. Er den kort og præcis, møder folk op velforberedte og parate til at deltage.
- KOM TIL TIDEN: Sørg for, at du ikke er den, der danner præcedens for, at det er OK at komme slentrende 5 minutter for sent.
- VÆLG EN MØDEFACILITATOR: Når der er valgt en facilitator, har vedkommende ansvar for, at mødet starter til tiden, at mødedeltagerne når alle punkter på dagsordenen, at diskussionen ikke kører af sporet, og at der bliver samlet op og lavet handleplaner.
- HOLD FOKUS: Det er mødefacilitators ansvar, men tag også selv ansvar: Tal ikke ud ad en tangent. En planche til hvert dagsordenspunkt, som mødelederen kan skrive på undervejs, kan også være med til at holde fokus.
- SØRG FOR KLARHED OM BESLUTNINGER: Uanset om der skal skrives referat eller ej, skal I sørge for en opsamling, hvor I sammen runder: Hvad er blevet besluttet? Hvem gør hvad? Og hvornår?
- VÆR ALTID VENLIG: Tænk over, hvordan du siger tingene, uanset om du er facilitator eller deltager. Du kan sagtens udtrykke din uenighed eller skære igennem uden at være nedladende eller anklagende.
