Denne artikel er tidligere bragt på HK privat og bringes på A4 Jobliv i samarbejde med HK privat.
Endnu en deadline, og du er bagud igen? Hvorfor sker det altid?! Læs med her, lær at spotte faldgruberne – og især, hvordan du kan planlægge bedre, så du når i mål uden stress!
Du kender det: Pludselig skal en opgave være afsluttet lige om lidt, og du er slet ikke langt nok. Heldigvis har HK/Privatbladet snakket med Trine Kolding, der er proceskonsulent og selvstændig ekspert i effektivitet og planlægning. Her er hendes råd til, hvordan du undgår de seks typiske fælder, når du skal nå en opgave til tiden!
1. Du planlægger ikke din tid
Måske synes du, at det er spild af tid at være i god tid med en opgave, så du venter altid til sidste øjeblik. Du arbejder lystbetonet og motiveres af en ”gulerod” i form af spændende og overkommelige opgaver. Til gengæld er du god til at arbejde under pres.
Hvis du kan genkende dig selv i den beskrivelse, kan du højst sandsynligt betegnes som en tidsoptimist. Du skal øve dig i at være realistisk, så tiden ikke løber fra dig. Skab et overblik over dine opgaver og den tid, de kræver, ved at lave to kolonner. I den ene noterer du, hvor lang tid, du regner med, at det vil tage at udføre en opgave, og i den anden noterer du, hvor lang tid, det reelt tager. Alle jobs og arbejdsdage rummer en vis uforudsigelighed. Du skal holde dig for øje, at 40 % af din arbejdsdag går med afbrydelser såsom opkald og mails eller uplanlagte opgaver, så det er en god idé at
indregne noget buffertid.
En to-do-liste kan være et effektivt redskab, da det stimulerer dit belønningscenter i hjernen, når du vinger punkter på to-do-listen af. Men du bliver nødt til at lave en prioriteret liste, så du først tager dig af den opgave, der har højest prioritet.
3 TRIN TIL EN GOD TIDSPLAN
1. Lav en tidsanalyse.
2. Indregn buffertid.
3. Prioriter din to-do-liste.
Læs også: Sådan får du mere ud af dine to do-lister
2. Du kan ikke finde ud af at sige nej
Du har svært ved at sige fra over for din chef eller kollega, da du ikke vil skuffe vedkommende eller frygter at blive opfattet som sur, doven eller egoistisk. Men du skal være tro mod dig selv, så du ikke kommer til at lide under et for stort arbejdspres.
Det er muligt at sige nej, uden at det lyder som en afvisning. Hvis du synes, at det er ubehageligt at tage ordet nej i din mund, så hav nogle positivt ladede formuleringer, du kan ty til. Fx: ”Det vil jeg rigtig gerne, men hvis jeg skal være realistisk, så får jeg svært ved at nå det”. Eller: ”Jeg vil gerne hjælpe dig - hvad er vigtigst, at jeg gør, for min tid er knap?”.
Forventningsafstemning og god kommunikation er centralt. Gør det klart, at du bliver nødt til at prioritere din egen opgave. Det kan godt være, at din kollegas opgave haster endnu mere, men den er ikke nødvendigvis vigtigere. Fortæl, at du ikke har den fornødne tid til at levere den høje standard, som du plejer, hvis du bliver overbebyrdet.
Chefen har et ansvar for at hjælpe dig med at prioritere i de perioder, hvor du har flere opgaver, end tiden tillader. Du vil ikke blive set på som værende utilstrækkelig, hvis du siger fra - tværtimod vil du blive betragtet som en ansvarsfuld medarbejder.
3 TRIN TIL AT STYRE TIDSPRESSET
1. Brug nogle positivt ladede formuleringer, så du ikke kun lyder afvisende.
2. Tag fat i din chef, hvis du gaber over mere, end du kan, og har brug for hjælp.
3. Forventningsafstemning og god kommunikation er vejen frem.
Læs også: Sådan får du styr på din tid
3. Du laver overspringshandlinger
Du er måske den type, der har tendens til at udsætte en tidskrævende eller omfattende opgave. I stedet for at give den en skalle, besvarer du mails, henter en kop kaffe og går til og fra opgaven. Derfor ender du med at bruge længere tid, end hvad godt er.
Det er afgørende, at du skaber de mest optimale arbejdsbetingelser for dig selv, når du skal arbejde effektivt. Arbejd på det tidspunkt på dagen, hvor du af erfaring ved, at du har mest energi og kan få meget fra hånden, og afskær dig selv fra distraktioner og ting, der frister dig. Sæt dig for dig selv eller orienter dine omgivelser om, at du lukker dig inde i en boble og ikke vil forstyrres.
Et godt råd er at bryde opgaven ned i mindre bidder og kun afsætte 1-2 timer ad gangen til at arbejde på den. På den måde ”snyder” du hjernen, og det virker mere overskueligt.
Det er vigtigt, at du holder pauser, hvor du får tanket depoterne op og strakt benene. Ellers vil du risikere at køre fast i opgaven eller lave fejl.
Du skal afslutte den opgave, du går i gang med, i stedet for at genbesøge mails og opgaver. Der går fra 30 sekunder til 20 minutter, før du igen er inde i opgaven, afhængig af, hvor kompliceret den er.
3 TRIN TIL AT SKABE ARBEJDSRO
1. Skab en afbrydelsesfri zone og fjern fristelser - men husk at holde pauser.
2. Bryd opgaven ned i mindre bidder.
3. Arbejd efter ”gør det nu”-princippet, hvor du afslutter den opgave, du er i gang med.
Læs også: 10 gode råd til at undgå støj i storrumskontoret
4. Du er for perfektionistisk
Langt hen ad vejen er det en styrke, at du er perfektionistisk. Det betyder, at det ligger dig på sinde at yde en god arbejdsindsats og gøre dig umage. Men hvis du oplever det som et nederlag ikke at løse alle opgaver perfekt, så har perfektionismen taget overhånd. Den kan gøre dig ineffektiv og stå i vejen for det, du gerne vil opnå.
Du kan tage små skridt i retning mod at blive mindre perfektionistisk. Du kan eksperimentere med at afgrænse din tid, så du ikke bruger lige så lang tid på en opgave som normalt. Stil dig selv spørgsmålene: Hvad bliver der forventet af mig i forhold til den enkelte opgave? Hvor gennemarbejdet eller detaljeret skal den være? Skaber det værdi, at jeg bruger ekstra tid på den? Vær ærlig og meld det ud i god tid, hvis du har påtaget dig for mange opgaver og ikke kan overholde en deadline som aftalt - lad være med at slå dig selv i hovedet.
3 TRIN TIL AT BRUGE TIDEN BEDST
1. Øv dig i at afgrænse din tid.
2. Overvej, om den ekstra tid, du bruger på en opgave, tilfører mere værdi.
3. Mind dig selv om, at alle opgaver ikke behøver at være til et 12-tal.
Læs også: Seks gode råd: Sig farvel til præstationsangsten
5. Du tænker ikke på konsekvenserne
Du forhindrer andre i at være effektive og komme videre med en opgave, hvis de sidder og venter på dig. Måske får din kollega en hasteopgave og bliver tidspresset, fordi du ikke har afleveret til tiden. Dermed risikerer du at blive opfattet som respektløs eller skødesløs.
Du skal finde ud af, hvad din personlige motivation er for at blive bedre til at overholde deadlines. Måske vil du gerne være en god samarbejdspartner? Eller undgå at blive stresset?
Det kan være en god idé, at du forpligter dig over for andre end blot dig selv. Når du har lavet en aftale med nogen, vil du forhåbentlig automatisk bestræbe dig på at overholde den.
3 TRIN TIL DET GODE SAMARBEJDE
1. Overvej, hvordan du bliver opfattet af dine omgivelser.
2. Find frem til din personlige motivation.
3. Sæt en deadline i fællesskab med din chef eller en kollega, så du står til regnskab over for nogen.
Læs også: Form din fremtid: Din tankegang er vejen til at nå drømmen
6. Du har fået en opgave, der er for svær
Det kan sætte dig i en værre kattepine, hvis du får en opgave, som du ikke er klædt ordentligt på til. Du bryder dig ikke om at erkende over for din chef, at opgaven er for stor en mundfuld. I stedet for at overdrage den til en kollega, sidder du og stirrer på den og kommer ingen vegne.
Du tænker måske, at din chef burde kunne regne ud, at du ikke har kvalifikationerne til en given opgave, men der er ingen, der kan læse tanker. Chefen har måske givet dig opgaven i en god mening, fordi han eller hun tænker, at du vil sætte pris på en spændende udfordring. Du er forpligtet til at sige det højt, hvis du ikke føler dig kompetent nok. Du vil opleve, at der ikke var grund til at grue for reaktionen, og at din chef gerne vil have klar besked. Alle har interesse i, at du koncentrerer dig om opgaver, der ligger inden for dit kompetenceområde. Det er spild af tid, hvis opgaven aldrig bliver løst eller løst forkert.
Det kan være, at du har mod på at give dig i kast med opgaven, men at du får præstationsangst og tvivler på, om du er i stand til at udføre den. I sådan en situation skal du afstemme forventninger, så du bliver klogere på, hvad den præcist går ud på, hvordan du skal gribe den an, og om det er realistisk, at du kan levere et tilfredsstillende resultat. Når du arbejder på opgaven, skal du bede om sparring undervejs, så du sikrer dig, at du er på rette vej.
3 TRIN, SOM SIKRER, AT DU KAN LØSE DIN OPGAVE
1. Sig det, som det er, hvis du ikke føler dig rustet til en opgave.
2. Spørg ind til opgaven og afstem forventninger, inden du påtager dig den.
3. Bed om sparring, hvis du vælger at give den et forsøg.
