'Mange oplever at deres job er blevet mere spændende'

Lis Helleberg rystede på hovedet, da hun første gang hørte om mailen.

 - Jeg tænkte: ’ja ja. Nu har de igen fået en masse gode ideer. Der skal effektiviseres, så vi kan sprøjte arbejdet hurtigere ud. Jeg tænkte: 'de bliver klogere'.

En januardag i 2017 modtog hun sammen med 400 kolleger på Aarhus Universitets Administrationscenter ST en mail fra Universitetsledelsen.

LÆS OGSÅ: 'Man tænkte da, om man nu skulle miste sit job'
 

Mailen bar overskriften "AU har fået en digitaliseringsstrategi", men var “digitaliseringsstrategi” bare et andet ord for en endnu en sparerunde?

- På det tidspunkt kørte der historier i pressen om, at robotterne kommer, og at især de ufaglærte stod for skud, fortæller Bjørn Vinding Gulbech, der arbejder som proceskonsulent på administrationscentret.

Med en universitetsuddannelse i ryggen mente han, at han nok stod bedre end kollegerne på administrationscentret med en kort uddannelse, hvis fyringsrunden kom på tale.

Men historierne ændrede hans mavefornemmelse. 

HØR OGSÅ: Forsker: Robotterne er godt nyt for de fleste
 

- Jeg kunne læse i mit eget fagblad, at vi DJØF’ere skulle kunne kode software, hvis vi ikke skulle miste vores job. Det satte selvfølgelig satte nogle tanker i gang, siger Bjørn Vinding Gulbech.

I Camilla Mikkelsens afdeling blev mange af de ældre kolleger usikre, da de havde læst ledelsens mail.

- Skulle de udvikle deres kompetencer, tage kurser, uddannelse eller hvad? Ingen vidste noget, og folk tænkte: 'Bliver jeg afskediget?, hvis der reelt var tale om endnu en fyringsrunde?, siger hun.

Det var deromkring, de to kolleger besluttede sig for at skabe en anden fortælling end mediernes undergangshistorie.

Sammen med en tredje kollega, Christina Troelsen, gik de til administrationscentrets ledelse og satte i samarbejde et projekt i søen, der skulle klæde kollegerne på til at se det digitale spøgelse - og en ukendt digital fremtid på arbejdspladsen - i øjnene. Uden frygt. 

- Vores rolle var at gå forrest med den gode fortælling. Vi ønskede ikke at tale om det som en brændende platform, vi stod på, siger Camilla Mikkelsen, der ligesom Bjørn Vinding Gulbech arbejder som tillidsrepræsentant på administrationscentret.

Mødt med skepsis 

Projekt 'Vores Digitale Arbejdsplads' blev præsenteret på et stormøde på Administrationscentret i september 2018, hvor 150 medarbejdere deltog.

Alle mødte op - fra rengøringspersonalet til gartnere, hr-medarbejdere, økonomimedarbejdere og ledere - og som noget af det første blev alle bedt om at skrive, hvad de tænkte om projektet og direktionens krav.

Resultatet blev vist med det samme på en storskærm i en digital "ordsky", og de ord, som flest ansatte brugte, var: ”effektivisering”, "generationskløft", "optimering", "fremtiden" og "nye muligheder".

Dér blev det tydeligt for de tre "projektmagere", at projektet skulle bruges til at ændre arbejdskulturen og kollegernes indstilling til 'digitalisering'.

Rygraden i projektet blev en række inspirationsmøder med oplæg fra forskellige eksterne foredragsholdere, og alle tre mener, at forløbet har budt på positive overraskelser.

Christina Troelsen, specialkonsulent og medarbejderrepræsentant for AC-medarbejderne på Aarhus Universitets Administrationscenter ST (foto: Tor Birk Trads).

- Billedet af folk, der skulle være bange for digitaliseringen, blev manet til jorden. Vi har set en selvtillid blandt mange kolleger, der har haft indstillingen: "bare kom an, vi skal nok klare det her", siger Christina Troelsen, der er specialkonsulent og medarbejderrepræsentant for centrets AC-medarbejdere.

- Vi blev også klar over, at digitalisering handler om mange kompetencer og ikke bare teknisk snilde. Det handler om at være kreativ, nysgerrig, om erfaring og om at kunne udvikle ideer, fortæller hun. 

Bjørn Vinding Gulbech, proceskonsulent og tillidsrepræsentant for AC-medarbejderne på Aarhus Universitets Administrationscenter ST (foto: Tor Birk Trads)

Projektet har også ændret Bjørn Vinding Gulbechs eget syn på, hvad 'digitalisering' egentlig betyder.

Hos ham har forandringen ikke fundet sted på tastaturet eller på skærmen, men mellem ørerne. 

- I vores afdeling er vi gået væk fra at tænke, at vi nu skal forstå alt ved et nyt it-system. Vi er begyndt at tænke mere i et digitalt mindset. Altså tænke over, hvordan vi møder de nye systemer, siger Bjørn Vinding Gulbech, der arbejder som proceskonsulent på administrationscentret.

- Det betyder, at jeg tænker på mine egne ressourcer og kompetencer på en anden måde. Jeg skal ikke nødvendigvis kunne kode, men jeg skal kunne tænke kreativt om mine opgaver, systemerne og om mit arbejde. Det handler om at se, hvad jeg kan, og ikke hvad jeg tror, jeg skal kunne, siger han.

Lis Helleberg - Hr-supporter på Aarhus Universitets Administrationscenter ST (Foto: Tor Birk Trads).

Endnu er det for tidligt at sige, hvad der i sidste ende kommer ud af digitaliseringsprojektet, mener de tre projektmagere.

Og om projektet har hjulpet kollegerne til at navigere i en digital virkelighed og i sidste ende undgå en fyreseddel.

Lis Helleberg tvivler dog på, at Universitetsledelsen også er blevet klogere af projektet og forløbet.

- Det tror jeg sådan set ikke. Men de tror selv, at det kører vældigt derudaf, siger hun.

Det er lidt ligesom med byggeriet af det nye Skejby Sygehus i Aarhus eller SKAT's nye systemer, siger hun.

- De tror, at man bare kan høste gevinsten fra første dag, men sådan fungerer det ikke. Det er en stor skude at få vendt, siger Lis Helleberg.

Hanne Rasmussen, viceadministrationschef på Aarhus Universitets Administrationscenter ST (foto: Tor Birk Trads).

Som Administrationscentrets viceadministrationschef har Hanne Vester Rasmussen også har været med hele vejen på centrets 'digitaliseringsrejse', og hun ser digitaliseringsspøgelset som intet andet end det: Et spøgelse.

- Jeg ser simpelthen ikke for mig, at vi vil få nye sparerunder på grund af de effektiviseringer, vi opnår via digitalisering. Men omvendt sker der jo en accelerering på teknologi og it, som vi selvfølgelig skal kunne mestre. Også her i administrationscentret, siger Hanne Vester Rasmussen.

Hun tror på, at nye it-systemer i stedet for fyresedler giver medarbejderne mulighed for at øge kvaliteten i deres arbejdee og gøre arbejdet sjovere.

- Jeg tror, mange hos os oplever, at deres job er blevet mere spændende. De har fået mere tid til at levere andre og vigtigere ydelser, der handler om noget relationelt og har en mere rådgivende karakter, siger hun.

På sigt er Hanne Vester Rasmussen overbevist om, at alt tastearbejdet på administrationscentret vil forsvinde.

- Det vil frigøre noget arbejdstid, der kan bruges til noget andet. Men jeg kan ikke forestille mig, at vores medarbejdere ikke har noget at lave til den tid. Så vil de blot lave noget andet.

A4 Arbejdsliv har spurgt Universitetsledelsen, om ledelsen har undervurderet, hvor meget det kan påvirke universitets ansatte, når de præsenteres for en digital strategi på den måde, som ledelsen har gjort det.

Til det svarer universitetsdirektør Arnold Boon:

- Jeg vil ikke sige, vi har undervurderet, hvordan det påvirker mennesker, men vi har da lært noget.

Skulle I have været bedre til at kommunikere og forklare, hvad I forventede jer af de ansatte?

- Jeg kan selvfølgelig ikke tage den oplevelse fra dem, hvis de synes, vi ikke har været tydelige nok. Men i vores it-center har vi ikke oplevet den samme bekymring. Der har ledelsen arbejdet meget på at indddrage de ansatte og synliggøre, hvad der skal ske, siger han.

Hvilke gode råd vil du give videre til andre arbejdspladser, hvor man beslutter sig for at sætte fut under digitaliseringen af arbejdet?

- Man skal ikke undervurdere den betydelige opgave, der ligger i at gøre det synligt og tydeligt for medarbejderne, hvad de kan forvente sig, og hvad det betyder for dem.