Kommune har udviklet nyt redskab til ledere: Få medarbejdere tilbage efter stress trin for trin

Karen har første dag på jobbet efter en sygeperiode med stress. Hun er glad for, at hendes leder har vist det hensyn, at hun kan begynde på nedsat tid i de første uger.

Men samtidig irriterer det hende, at mængden af arbejdsopgaver på skrivebordet nærmest svarer til et fultidsarbejde.

Karen oplever ikke, at der er megen hjælp og støtte at hente fra chefen og kollegerne. Jobbet er uoverskueligt, og hun frygter, at hendes stress kommer op til overfladen igen.

Det fiktive eksempel med Karen er ikke en optimal måde at vende tilbage til arbejdet på, mener Arbejdsmiljø København, der er en enhed i Københavns Kommune, der blandt andet rådgiver medarbejdere og ledere i kommunen, når der er udfordringer med arbejdsmiljøet.

Arbejdsmiljø København har derfor udviklet et nyt digitalt redskab for ledere, der hedder 'Trin for trin tilbage'. Det er en tilbagevendelsesplan, der skal hjælpe stressramte medarbejdere eller medarbejdere med andet sygefravær tilbage i job.

Specialkonsulent og psykolog Morten Kallehauge og organisationskonsulent Louise Nøhr Henriksen har udviklet redskabet, der mandag bliver præsenteret på brancheforeningen Arbejdsmiljørådgivernes arbejdsmiljøkonference i Nyborg. 

- Vi ved, at lederne har en vigtig rolle at spille, når en medarbejder er sygemeldt med stress. De skal lave et tilbagevendelsesforløb med medarbejderen og strikke en god plan sammen, der gør det muligt at komme tilbage i arbejde på en holdbar måde, forklarer Morten Kallehauge og fortsætter:

- Vi har kunnet se, at de redskaber, der er på markedet i forvejen, ikke kommer hele vejen rundt om opgaven. Derfor er der brug for et redskab, der også tager højde for de nødvendige skånehensyn, som den sygemeldte medarbejder kan have behov for i opstarten.

Ifølge Arbejdsmiljø København er det en svær og krævende ledelsesopgave at lave holdbare tilbagevendelsesforløb, og derfor er der behov for at gøre arbejdsopgaven mere overskuelig.

Redskabet adskiller sig markant fra andre tilbagevendelsesplaner, da det foruden arbejdstid også samler informationer om arbejdsopgaver, støtte og sparing og opfølgning i én integreret tilbagevendelsesplan.

Arbejdsfællesskab spiller afgørende rolle

Redskabet ligger på Arbejdsmiljø Københavns hjemmeside i form af et skema i et Word-dokument, der er tilgængeligt for alle. Og ifølge udviklerne kan den også benyttes af ledere i den private sektor.

Skemaet er inddelt i fire kolonner, som lederen skal udfylde i samarbejde med medarbejderen. Skemaet ledsages af en vejledning, som guider lederen gennem arbejdet med tilbagevendelsesplanen.

I første kolonne udfyldes den arbejdstid, lederen og medarbejderen i fællesskab aftaler, medarbejderen skal starte med. I de tre andre kolonner udfylder lederen og medarbejderen de aftalte arbejdsopgaver, rammer for støtte og sparring og plan for opfølgning.

- Vi opererer med fem typer af social støtte, hvor fokus er på den praktiske hjælp, som medarbejderen kan have behov for i opstarten, feedback i opgaveløsningen og informationer til medarbejderen. Man bør drøfte, hvilke informationer der er vigtige at videregive til medarbejderen, når vedkommende er tilbage i arbejde.

- For er der sket noget særligt på jobbet, siden medarbejderen blev sygemeldt? Er der nye strukturer og samarbejdsopgaver? Og hvilke af disse opgaver er gode for medarbejderen at starte med, og hvilke er for krævende? Det bør man systematisere og skrive ind i tilbagevendelsesplanen, mener Louise Nøhr Henriksen og underbygger sit synspunkt:

- Hvis medarbejderen bliver inddraget og får de vigtige informationer, når vedkommende vender tilbage, gavner det i et tilbagevendelsesforløb. Det er vigtigt, at lederen og medarbejderen tager højde for disse forhold, når tilbagevendelsesplanen udarbejdes.

Kollegerne og arbejdsfællesskabet spiller ligeledes en stor rolle, hvis en tilbagevendelsesplan skal blive en succes, fortæller hun.

- Et godt arbejdsfællesskab er vigtigt i forhold til at komme tilbage i job igen efter en sygefraværsperiode. Det handler om at have nogle gode relationer på arbejdspladsen - både i forhold til leder og kolleger - som man kan dele fremskridt og udfordringer med. Det er vigtigt at mærke, at man er en del af en gruppe og bidrager til løsningen af den fælles kerneopgave, fortæller Louise Nøhr Henriksen.

Hjælp til lederens overblik

Det nye redskab er blevet testet af en række ledere i Københavns Kommune, og udviklerne bag redskabet håber naturligvis, at lederne vil tage det til sig og opleve det som en hjælp.

Både Morten Kallehauge og Louise Nøhr Henriksen medgiver, at det i en travl hverdag kan være svært for ledere at finde tid til at følge op på medarbejdere, der har været sygemeldt. Ifølge udviklerne er intentionen med redskabet at gøre det nemmere for lederne at bevare overblikket.

- Det adskiller sig ved, at det samler flere elementer i det samme redskab. Det giver et langt bedre overblik for medarbejdere og ledere. Overblik er faktisk noget, der kan være svært i lange tilbagevendelsesforløb, forklarer Morten Kallehauge.

Hvorfor gør et specifikt redskab det nemmere for lederne at være opmærksomme på skånehensyn over for medarbejdere?

- Jeg tror, at redskabet gør det nemmere for lederne at have et systematisk fokus på skånehensyn.

- Redskabet kan være med til at huske dem på det og tænke det sammen med arbejdstid. Når man som leder har travlt med mange andre ting på jobbet og skal til en sygefraværssamtale med en medarbejder, er der måske nogle ting, man glemmer at få aftalt. Redskabet kan hjælpe lederne til at huske dem på det og gøre tilbagevendelsesforløbene mere holdbare, så tilbagefald undgås, mener Morten Kallehauge.

Arbejdsmiljø København tilbyder flere forskellige psykolog- og rådgivnignsforløb til medarbejdere og ledere, der på en eller anden måde er påvirket af arbejdsrelateret stress.

'Trin for trin tilbage' er udviklet som en del af P.S. - Indsats for Psykisk Sundhed i Københavns Kommune, som er kommunens strategiske indsats mod stress på arbejdspladsen.

Det gennemsnitlige sygefravær i Københavns Kommune lå i 2018 på 11,5 dage (dagsværk).

Billedet viser screendump af redskabet 'Trin for trin tilbage', som Arbejdsmiljø København har udviklet: