Virksomhed opstiller 10 mål: Her er vores vej til fire dages arbejdsuge

LANDET OVER FORSØGER både private og offentlige arbejdspladser sig med at en fire dages arbejdsuge. Kan det forbedre trivslen og ikke mindst omsætningen - og er det overhovedet en god idé at forkorte arbejdsugen?

Det spørgsmål har vi også stillet os selv i Vest Administrationen A/S. Svaret er indtil videre et klart ’ja-tak’.

Vi har været i gang i mere end et år med den nødvendige planlægning, og er nu halvt i mål. Vores sidste arbejdsfredag ryger den 2. december 2022.

Der bliver flere og nye arbejdsopgaver på grund af stigende lovkrav og stigende kompleksitet, og det går ofte ud over den eksisterende arbejdsstyrke. Og det hele kan så i værste fald ende som en slags ’boiling frog syndrom’, hvor mange til sidst brænder sammen.

Det gider vi simpelthen ikke at være med til. Der skal være en anden vej.

I DET FØRSTE SYTKKE TID brugte vi en del tid på at diskutere det i ledelsen og i bestyrelsen. Der var naturligvis en hel del skepsis i hævede øjenbryn: ”Kan det nu virke?”, ”Bliver vi ikke for specielle?”, ”Hvad med vores effektivitet?” o.s.v.

Og det første udgangspunkt var, at vi ikke ville røre ved lønnen.

Vi tog derfor fat i megen af den litteratur og viden, som der er på området. Ikke mindst samlede vi op på erfaringerne fra IIH Nordic, Abtion og Pernille Abildgaard Gaarde. Vi brugte 3-4 måneder til at få et rigtig godt udgangspunkt for det, som skulle være vores model.

LÆS OGSÅ: Hun hjælper virksomheder med at gå over til fire dages arbejdsuge: Her er de spørgsmål, man skal stille sig selv

Over det sidste år har vi så formet vores egne elementer for den fire dages arbejdsuge. Elementer, som vi føler giver os et godt udgangspunkt:

• Inddrag medarbejderne mest muligt, men forvent også, at ledelsen skal tage ejerskab på 4DU, så det opleves som en ’vi’-ting.
• Sørg for at have en styringsgruppe med medarbejdere og ledelse for at have ambassadører blandt medarbejderne.
• Opstil mål for, hvad I vil bruge 4DU til; hvad skal der til, før 4DU gives – er der nogle mål, som skal opfyldes?
• Tag stilling til ønsket arbejdstid (30 timer, 32 timer, 37 timer på 4 dage etc.).
• Tag stilling til løn (samme løn eller delvis nedgang i lønnen).
• Tænk over, hvilke krav I stiller til medarbejderne i forhold til adfærdsændringer/forandringer – hvilke procedurer og arbejdsopgaver skal de lave om.
• Vær meget opmærksom på tilbagefald til gamle procedurer (’sådan har vi altid gjort, og det virker dæleme’).
• Fjern friktioner, fx overflødige arbejdsopgaver, procedurer – inddrag medarbejderne i, om ’friktions-opgaverne’ (fx rapportering, ekstra godkendelse etc.) er nødvendige, eller om de kan fjernes.
  Få sparring omkring praktiske ting i forhold til 4DU, fx ferie, dagpenge, sygdom, afspadsering, deltidsmedarbejdere
• Brug meget tid på genopfriskning af, hvorfor der laves forandringer (for at få 4DU).
• Brug tid på fortsat udvikling af 4DU (fx innovations-fredage, hvor der diskuteres forbedringer af 4DU, herunder om nogle tiltag skal droppes igen eller om de skal styrkes endnu mere, fx antallet af fokuszoner i løbet af en uge).

NÅR VI SER TILBAGE på det sidste års tid, så har den allervigtigste læring for os været fastlæggelsen af vores mål; hvad der skulle til før at den fire dages arbejdsuge bliver en succes.

Alt i alt formulerede vi mere end 10 specifikke mål i den indledende fase.

Herunder måler vi også løbende på de fleste af vores initiativer på elektroniske dashboards (Geckoboard). Det holder os løbende til ilden og holder os fast i nogle helt konkrete pejlemærker for hvordan det går; hvordan virker de initiativer, som vi løbende sætter i gang? Er der noget, som skal tilrettes?

LÆS OGSÅ: Ansatte og chefer vil have fire dages arbejdsuge

Samtidigt bliver det synligt for hele organisationen. Alle kan følge med på vejen i implementeringen af den fire dages arbejdsuge.

Med vores mål, så får vi også en naturlig samtale om den udvikling, som vi sammen med medarbejderne har sat i gang.

Men hver fugl synger som bekendt med sit næb. Der er sikkert mange veje til den fire dages arbejdsuge. Vi håber dog, at langt flere virksomheder ser den vej frem. Ikke mindst for medarbejdernes skyld. For Vest Administrationen er det i hvert fald fortsat et ’ja-tak’.