Her er, hvad du skal vide, før registreringen af arbejdstid begynder

20210712-101209-2-1920x1280we
Midt i sommer- og ferieperioden træder et nyt registreringskrav i kraft ude på de danske arbejdspladser, når arbejdstiden skal noteres fra 1. juli.  Foto: Signe Goldmann/Ritzau Scanpix
Medarbejdere skal have besked om tidsregistreringen, og GDPR-reglerne skal genbesøges, inden loven for registrering af arbejdtiden træder i kraft, vurderer to juraeksperter.

Midt i sommer- og ferieperioden træder et nyt registreringskrav i kraft på de danske arbejdspladser, når arbejdstiden skal noteres fra 1. juli. 

Her er der helt frie rammer for, om arbejdstimerne noteres i en app, en vagtplan eller noget helt tredje.  

Men selvom der i lovteksten er lagt stor vægt på metodefrihed, er det arbejdsgiverens ansvar at sikre et "objektivt, pålideligt og tilgængeligt” system. 

A4 Arbejdsmiljø giver her svar på en række praktiske spørgsmål og giver dig eksperternes bud på et system, der lever op til de mere flydende kriterier. 

Hvorfor skal vi registrere arbejdstiden? 

- Tilbage i 2019 fastslog EU-Domstolen, at det er nødvendigt med et system til registrering af de ansattes arbejdstid for at kunne dokumentere eventuelle overtrædelser af reglerne for arbejdstid og hviletid

- Derfor er det fra 1. juli 2024 arbejdsgivernes pligt at dokumentere, at de har gjort en indsats for at overholde 48-timers reglen i Arbejdstidsloven og 11-timers reglen i Arbejdsmiljøloven

Skal man udarbejde en politik for registreringen af arbejdstiden? 

Det er ikke et krav i den nye lov, at arbejdsgiverne formulerer en politik for arbejdstidsregistreringen. 

Alligevel er det “helt nødvendigt” ifølge Julie Gerdes, der er Partner hos EY og leder af ansættelses- og arbejdsretsafdelingen hos konsulenthuset. 

Hun understreger, at en politik er måden, en arbejdsgiver kan meddele sine medarbejdere om krav og retningslinjer for en arbejdstidsregistrering.

I politikken bør man tage stilling til, hvad der er arbejdstid, og hvad der ikke er. 

Det gælder både hjemmearbejde, arbejde på kontoret og transporttiden til og fra arbejdet. 

Desuden betyder en politik, at arbejdsgiveren kan dokumentere, at medarbejderne har fået besked om reglerne for det nye system. 

“Hvis du ikke har en politik, der beskriver, hvad og hvordan du skal tidsregistrere, hvem som kontrollerer, hvad der er registreret, og hvad konsekvenserne er, så kan du jo ikke dokumentere, at det her er et pålideligt og objektivt system,” siger Julie Gerdes. 

A4 om registrering af arbejdstid 

Fra juli måned skal arbejdstiden registreres. En ordning, der skal holde øje med, om danske lønmodtagere får deres retlige hviletid og ikke overstiger den maksimale arbejdstid.

Men sikrer loven i praksis de ansattes arbejdstid? Hvordan kan registreringen se ud i praksis? Og hvilken konsekvenser kan det have for danskernes arbejdslivbalance og fleksibilitet? Det er bare nogle af de spørgsmål, som A4 Arbejdsmiljø sætter spot på med et tema om emnet.

Tidligere artikler i serien: 

- Nu skal arbejdstiden registreres: Her er de grupper, der er undtaget 

- Eksperter: Ny lov om registrering af arbejdstid sikrer ikke ansattes hviletid 

- Nye regler for registrering af arbejdstid sikrer ikke hviletid: Arbejdsgiverne afviser, at det er problematisk 

Må man godt registrere arbejdstiden på forhånd? 

En måde at registrere arbejdstiden på kan være at notere timerne på forhånd, og efterfølgende redigere i dem, hvis der skulle ske justeringer - et såkaldt præ-udfyldt system.  

Det kan være en nem løsning, påpeger adjunkt ved Juridisk Institut på Aalborg Universitet, Bjørn Holtze. 

Her kan arbejdsgiveren indtaste de daglige syv til otte timer, alt efter om det er med eller uden frokost. 

Det er heller ikke krav at dokumentere, hvornår på dagen arbejdstiden har fundet sted, lyder det i et svar til lovforslaget fra Beskæftigelsesministeriet. 

Det væsentlige i den præ-udfyldte tidsregistrering er dog, at medarbejderen regelmæssigt går ind og tilføjer ændringer, hvis dette er tilfældet, eller blot sætter et flueben ved antallet af timer, fortæller Julie Gerdes.  

Hvor ofte skal man følge op på arbejdstidsregistreringen? 

En opfølgning på de registrerede timer er særligt afgørende for at få et pålideligt system, ifølge eksperterne. 

Og det indebærer, at både medarbejder og arbejdsgiver besøger systemet jævnligt. 

Helt konkret anbefaler Julie Gerdes, at arbejdsgiveren tjekker systemet med indskrevne arbejdstimer mindst hver 14. dag, for at sikre sig kontrol med det, som er registreret af medarbejderne

“Arbejdsgiveren skal holde øje med, om den tid, der bliver registreret, rent faktisk er den tid, der bliver arbejdet. Og desuden at der bliver fulgt op på det, og medarbejderne bliver rykket for det, hvis det ikke er tilfældet,” siger Julie Gerdes. 

Ifølge hende bør medarbejderne selv indskrive eller tjekke op på deres tid mindst en gang om ugen. På den måde har man en klar erindring fra alle ugens samlede daglige arbejdstider. 

Også ifølge Bjørn Holtze er opfølgningen på timerne et helt afgørende punkt i vurderingen af, om det er tale om et pålideligt system. 

“Der, hvor jeg ser, at arbejdsgiveren kan komme lidt i problemer, er, hvis de ikke gør en vis indsats for, at deres medarbejdere bruger systemet,” siger Bjørn Holtze. 

Skal man genbesøge reglerne for GDPR?

Spørger man Julie Gerdes, er det "afgørende" at få genbesøgt GDPR-reglerne, når man indfører det nye system for tidsregistrering.  

“I det øjeblik, du begynder at behandle persondata, med et nyt formål skal du sørge for, at alle dine GDP-politikker og processer afspejler det nye formål,” siger hun. 

Hun peger her på flere områder af GDPR-lovgivningen, som man bør tage et kig på, før man behandler data om arbejdstider - som skal bevares i fem år. 

Den første er GDPR-fortegnelsen, eller den såkaldte artikel 30 fortegnelse. 

Fortegnelsen er en oversigt over, hvilke persondata virksomheden behandler, i hvilke systemer og med hvilket formål. 

Hvis man får en anden virksomhed til at behandle oplysningerne om medarbejdernes arbejdstid, skal man også genbesøge sin databehandleraftale.

Arbejdsgiveren skal desuden huske at give medarbejderne besked om, at arbejdsgiverne nu behandler deres persondata, inden arbejdstidsregistreringen foregår. Derfor skal medarbejderne have modtaget en såkaldt privatlivsmeddelse om registrering af deres arbejdstid inden den 1. juli.

Medarbejderen skal samtidig kunne tilgå sine egne oplysninger i systemet på alle tidspunkter, står der i lovteksten. 

Bestemmer arbejdsgiveren selv, hvilke medarbejdere der er selvtilrettelæggere? 

Hvis en medarbejder tilhører kategorien ‘selvtilrettelæggere’ er vedkommende undtaget fra kravet om at registrere arbejdtiden. 

Vurderingen af, hvilke ansatte der går under betegnelsen “selvtilrettelægger”, kan dog være kompleks, fortæller Julie Gerdes. 

Derfor er det vigtigt, at arbejdsgiveren vurderer hver enkelt medarbejder ud fra flere kriterier. 

“Man kan ikke bare tage medarbejderne gruppe for gruppe,” siger Julie Gerdes. 

Det første krav til en selvtilrettelægger er, at man skal have friheden til at fastsætte hele sin arbejdstid - ikke kun, at man ind imellem arbejder hjemmefra eller om aftenen. 

En selvtilrettelægger kan også være en medarbejder, hvis arbejdstid på grund af særlige forhold i sit job ikke kan måles fuldstændigt eller fastlægges på forhånd.

Derudover skal medarbejderen enten have ledelsesansvar eller kunne træffe selvstændige beslutninger.  

Julie Gerdes fremhæver en udkørende sælger som et eksempel på en selvtilrettelægger, fordi den udkørende sælgere ofte selv kan bestemme, hvornår vedkommende vil køre ud til kunder. Samtidig med, at de ofte kan lave aftaler med kunderne på virksomhedens vegne. 

Personer med ledelsesansvar kan eksempelvis være CFO eller HR-chef med personaleansvar. For begge disse to kategorier gælder stadig, at de skal kunne tilrettelægge hele deres arbejdstid selv. 

Med hensyn til kontrakterne anbefaler Julie Gerdes, at man indskriver i ansættelsesbeviset, eller et tillæg hertil, at medarbejderen er selvtilrettelægger, og derfor undtaget fra kravet om tidsregistrering.

Kan man få en bøde eller straffes, hvis ikke man overholder loven for tidsregistrering? 

Der er ikke lovgivet om en sanktion mod de arbejdsgivere, der ikke har registreret arbejdstiden. 

Alligevel kan virksomheden blive pålagt at betale en godtgørelse til medarbejderen, hvis arbejdstiden ikke er blevet registreret.  

Det kan være tilfældet i sager, hvor en lønmodtager påstår, at vedkommende har arbejdet for meget eller får for lidt hviletid, og arbejdsgiveren ikke har noteret og ført kontrol med systemet for arbejdstiden. 

I disse tilfælde vil det være lettere for lønmodtageren at få en godtgørelse. 

GDPR